W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie stosujemy pliki cookies. Korzystanie z serwisu lublin.eu oznacza, że będą one zamieszczane w Twoim urządzeniu. W każdym momencie możesz dokonać zmiany ustawień Twojej przeglądarki. Więcej informacji znajdziesz w Polityce prywatności.Zamknij

Drukuj stronę do PDF Biuro Obsługi Kancelaryjnej

Adres: 20-071 Lublin, ul. Wieniawska 14/814
Telefon: 81 466 1250
Fax: 81 466 1251
Email:
Dyrektor: Iwona Woźniak

Godziny pracy

W Biurze Obsługi Kancelaryjnej pracownicy zatrudnieni na na wieloosobowym stanowisku pracy – goniec wykonują swoje czynności od poniedziałku do piątku pomiędzy godzinami 7.30 - 20.00.
Dla pozostałych pracowników Biura Obsługi Kancelaryjnej ustala się czas pracy w cyklu tygodniowym od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30 - 15:30.

Zakres działania
Biuro Obsługi Kancelaryjnej realizuje w szczególności zadania z zakresu:

  1. zarządzania i administrowania teleinformatycznym systemem obsługi spraw  i dokumentów, pełniącym w Urzędzie funkcję systemu elektronicznego  zarządzania dokumentacją (EZD) dla spraw realizowanych w ramach  elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz informatycznego systemu  wspomagającego dla spraw prowadzonych tradycyjnie;
  2. aktualizacji i rozwoju teleinformatycznego systemu obsługi spraw i dokumentów, określania standardów i instrukcji dla prawidłowego wykonywania czynności w systemie oraz bieżącego doradzania i instruktażu w tym zakresie pracownikom Urzędu;
  3. nadawania upoważnień i dostępów do danych w elektronicznym systemie obsługi spraw i dokumentów w tym zarządzania zbiorem danych oraz prowadzenia rejestru upoważnionych i nadanych uprawnień;
  4. współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych w bieżącym nadzorowaniu prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do prowadzonych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w Urzędzie oraz doradzania i instruktażu w tym zakresie pracownikom Urzędu;
  5. obsługi wpływającej do kancelarii ogólnej Urzędu korespondencji w postaci tradycyjnej oraz przesyłanej na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu poprzez rejestrowanie przesyłek w elektronicznym systemie obsługi sprawi dokumentów oraz ich rozdział do komórek organizacyjnych i stanowisk pracy w departamentach;
  6. zapewnienia ekspediowania urzędowych przesyłek wychodzących poprzez operatora pocztowego lub organizowania doręczania korespondencji przez pracowników Urzędu oraz nadzór nad prawidłową realizacją doręczeń;
  7. obsługi doręczeń zastępczych zlecanych przez sądy, organy administracji publicznej, urzędy skarbowe lub inne uprawnione instytucje publiczne oraz przekazywanie informacji wnoszącym o sposobie realizacji doręczenia zastępczego;
  8. podawania do publicznej wiadomości ogłoszeń, informacji i zawiadomień od uprawnionych organów, instytucji publicznych i podmiotów, prowadzenia urzędowego rejestru ogłoszeń oraz potwierdzania terminów publikacji stronom i podmiotom uprawnionym;
  9. prowadzenia składu chronologicznego „OK – Skład chronologiczny” dla dokumentacji nieelektronicznej stanowiącej akta spraw prowadzonych w Urzędzie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;
  10. realizacji obsługi jednostek organizacyjnych, wymienionych w załączniku do uchwały nr 595/XXIII/2016 Rady Miasta Lublin z dnia 17 listopada 2016 r. w sprawie wspólnej obsługi organizacyjno-administracyjnej jednostek  organizacyjnych Gminy Lublin zaliczanych do sektora finansów publicznych  z późn. zm., w zakresie określonym w § 4 pkt 2 uchwały.